Assistant Administratif·ive et Financier - Communaute d'Agglomeration du Sud H/F - Structures de coopération territoriale

L'assistant(e) administratif(ive) et financier(ière) recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il/elle suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences et peut-être amené(e) a assisté un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Il/ elle est chargé(e) du secrétariat, de la gestion du standard et de l'exécution de tâches administratives ainsi que du traitement et du suivi financier des recettes du service.

Divers travaux de secrétariat :
- Rédiger les courriers et les actes administratifs du service
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Réceptionner, enregistrer les courriers arrivés en interne et les courriers départs
- Classer les divers courriers arrivés et départs par ordre analogique
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Faxer et scanner divers documents, courriers
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

Suivi et traitement des dossiers administratifs
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif
- Suivre, gérer et mettre en forme les dossiers administratifs
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives
- Utiliser les progiciels de gestion des courriers

Missions diverses
- Accueil physique et téléphonique du public
- Réception, traitement et diffusion de l'information liée au service

MISSIONS CONNEXES
- Assurer la gestion des recettes liées aux services (redevances, subventions, titres...)
- Gérer et suivre la perception des recettes
- Organiser et assurer les procédures de recouvrement des redevances PFAC et PFB
- Assurer la liaison et la transmission des documents avec le service des finances et le trésor public
- Assurer l'établissement des états de dépenses et les documents financiers correspondants
- Utiliser des logiciels et progiciels

SAVOIRS

- Techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc)
- Techniques de classement des documents
- Maîtrise des outils et logiciels bureautiques
- Procédures administratives
- Techniques de recherche documentaire
- Capacité rédactionnelle
- Capacités d'accueil, sens du service public
- Techniques et outils de communication

SAVOIR-ETRE

- Aisance relationnelle
- Rigueur et organisation
- Discrétion
- Sens du service public

CONNAISSANCES
- Environnement territorial
- Comptabilité et budget

• Logiciels de gestion d’entreprise
• Sens du relationnel
• Analyse des performances financières historiques
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Recettes
• Prise de note