Assistant de Direction - Communaute d'Agglomeration du Sud H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

L'Assistant(e) de Direction apporte une aide permanente au Directeur/trice de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.Organisation de l'agenda du directeur de service : - Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités - Rappeler des informations importantes et transmettre des messages - Organiser les déplacements Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers - Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers - Organiser le classement et l'archivage des dossiers Suivi des projets et activités de la direction : - Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat - Suivre l'exécution budgétaire du service - Renseigner des tableaux de suivi des activités du service Accueil téléphonique et physique au secrétariat : - Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent - Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques Organisation et planification des réunions : - Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions - Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

SAVOIRS : - Notions d'organisation et de gestion du temps de travail - Fonctionnement des services d'une collectivité- Règles de l'expression orale et écrite de qualité- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.) - Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet- Tableaux de bord et outils de planification et suivi- Standard téléphonique, - Principes rédactionnels de la note de synthèse et compte-renduSAVOIR-ETRE : - Sens de la communication et du relationnel- Discrétion - Rigueur et sens de l'organisation- Diplomatie- Sens de l'anticipation et réactivitéCONNAISSANCE : - Connaissance de l'environnement territorial (organisation, contexte, mission service public)- Organisation, contexte et enjeu de la collectivité ou de l'établissement public - Missions du service public- Connaissance et maîtrise des logiciels bureautiques (Access, Excel, Word) et de l'outil informatique- Procédures d'instruction des dossiersExpérience minimum de 2 ans sur un poste similaire

• Orthographe
• Grammaire
• Logiciels bureautiques
• Suivi des opérations
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• Access
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Prise de note
• Sens de l’organisation