Assistant Administratif - Commune de la Plaine des Palmistes H/F - Communes

L'agent sera affecté à la Police Municipale et sera sous l'autorité hiérarchique du Chef de service de Police Municipale.

Missions principales :

- Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir et renseigner le public.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande selon son degré d'urgence.

- Secrétariat :
- Réceptionner le courrier
- Tenir à jour les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
- Assurer le traitement des courriers
- Mettre sous pli et affranchir.
- Recenser les courriers et organiser les transmissions intra-services et vers les administrations externes
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus
- Afficher et diffuser l'information.
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation (Veille documentaire)
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs
- Mettre à jour les fichiers sur les réseaux

- Gestion du personnel :
- Construire et mettre à jour un dossier professionnel réduit
- Planifier l'emploi du temps des agents
- Tenir à jour l'état de présence mensuel
- Faire le suivi des congés et des heures supplémentaires effectuées

- Gestion des moyens matériels du service :
- Suivre l'état des stocks
- Définir les besoins en approvisionnement
- Saisir les bons de commande et en assurer le suivi

- Participer aux tâches spécifiques au poste :
- Rédaction des arrêtés municipaux/ débit de boissons
- Déclaration d'ouverture de restaurant
- Gestion des autorisations de stationnement de taxis sur le territoire communal
- Tenir à jour les statistiques

Missions secondaires ASVP (renfort de l'effectif) :

- Constater les contraventions au code de la route concernant l'arrêt, le stationnement gênant, abusif ou interdit des véhicules (prévention et répression par verbalisation), à l'exclusion des arrêts ou stationnements dangereux
- Surveiller la voie publique : recensement des dégradations diverses, surveillance et relevé des contraventions aux dispositions des règlements sanitaires relatifs à la propreté des voies et espaces publics
- Veille au respect des arrêtés de voiries, stationnement, d'occupation du domaine public
- Rôle d'accueil et de renseignement des usagers des voies publiques et espaces publics
- Affichage d'informations municipales
- Participer à la surveillance du bon déroulement des manifestations publiques en complémentarité avec les services de police
- Rédiger les mains-courantes, procès-verbaux et rapports
- Respecter et entretenir le matériel collectif (véhicule) et individuel (tenue)

La liste des missions et activités ci-dessus n'est pas limitative.

Savoir-faire :
- Gérer les situations selon leur degré d'urgence
- Discerner les informations confidentielles de celles qui peuvent être communiquées
- Rendre compte de son activité au responsable
- Bonne connaissance de l'outil informatique (fax, mails, internet)
- Maîtrise de l'outil bureautique (Word, Excel, Followin, TAXK, SEDIT, E-temptation...)

Savoir-être :
- Aisance relationnelle
- Rigueur
- Discrétion
- Autonomie
- Esprit d'initiative
- Sens du travail en équipe
- Sens de l'organisation
- Disponibilité
- Sens du service public, du dialogue et de l'écoute
- Maîtrise de soi

• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Veille documentaire
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Création d'une base documentaire
• Word
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Gestion du personnel
• Sens de l’organisation